دليل الواجبات والمسؤوليات

تهدف هذه الوثيقة إلى توضيح الواجبات والمسؤوليات الأساسية والثانوية للوظائف الإدارية الثلاث في المشاريع الإنشائية، وهي: السكرتير التنفيذي، ومسؤول المكتب، ومراقب الوثائق. تم إعداد هذا الدليل ليكون شاملاً ومرجعياً لكل من يشغل هذه الوظائف في المشاريع الحكومية والخاصة.

تعتبر هذه الوظائف حجر الأساس في نجاح المشاريع الإنشائية، حيث تساهم في تنظيم العمليات الإدارية وضمان سلاسة التواصل والتنسيق بين جميع أطراف المشروع.

نبذة عن الوظيفة

السكرتير التنفيذي هو الذراع اليمنى للمدير التنفيذي أو مدير المشروع، ويتولى مسؤوليات إدارية وتنظيمية عالية المستوى تتطلب مهارات تنظيمية متقدمة وقدرة على التعامل مع معلومات حساسة وسرية.

الواجبات الأساسية

• إدارة جدول مواعيد المدير التنفيذي والتنسيق بين الاجتماعات والمواعيد المختلفة
• تنظيم واستقبال الزوار والعملاء والتعامل معهم بمهنية واحترافية
• إعداد وتحضير الاجتماعات (تجهيز الأماكن، المستندات، الأجهزة اللازمة)
• تدوين محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والنقاط المهمة
• إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية وتصنيفها حسب الأولوية
• إعداد التقارير الدورية والمستندات الإدارية المطلوبة
• التواصل مع الجهات الحكومية والخارجية نيابة عن المدير
• متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة من الاجتماعات
• إدارة ملفات المشروع والوثائق الحساسة والسرية بسرية تامة
• تنظيم الفعاليات والاجتماعات الخارجية والندوات

الواجبات الثانوية

• تقديم الدعم الإداري للأقسام الأخرى عند الحاجة
• إدارة المكتب والتأكد من توفر المستلزمات والأدوات اللازمة
• تنسيق السفريات والحجوزات الفندقية والنقل للمدير
• إعداد العروض التقديمية والمستندات الخاصة بالاجتماعات الهامة
• متابعة المشاريع الخاصة والمبادرات التي يكلف بها المدير
• تقديم الاقتراحات لتحسين الكفاءة الإدارية
• التدريب والإشراف على الموظفين الإداريين الآخرين إن وجدوا
• المشاركة في لجان المشروع الإدارية

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارية متقدمة جداً
• إتقان اللغة الإنجليزية والعربية كتابة وتحدثاً
• إتقان برامج Microsoft Office والبرامج الإدارية
• مهارات اتصال وتواصل ممتازة
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بسرية تامة
• مهارات إدارة الوقت والأولويات
• القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف الطارئة

نبذة عن الوظيفة

مسؤول المكتب هو المسؤول عن إدارة جميع العمليات الإدارية اليومية للمكتب، بما في ذلك إدارة الموارد والمستلزمات والعاملين الإداريين، وضمان سلاسة سير العمل في المكتب.

الواجبات الأساسية

• إدارة الموارد المكتبية والمستلزمات (الأوراق، الأقلام، الطابعات، إلخ)
• الإشراف على الموظفين الإداريين والعاملين في المكتب
• تنظيم وتنسيق العمليات الإدارية اليومية
• إدارة نظام الحضور والغياب والإجازات
• معالجة الفواتير والمستندات المالية الإدارية
• تنظيم الملفات والأرشيف والوثائق
• استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم للأقسام المناسبة
• إدارة البريد الوارد والصادر
• تنظيم الاجتماعات والفعاليات الداخلية
• ضمان الامتثال للسياسات والإجراءات الإدارية

الواجبات الثانوية

• إعداد التقارير الإدارية الدورية
• تنسيق الصيانة والإصلاحات في المكتب
• إدارة الميزانية الإدارية للمكتب
• تنظيم برامج التدريب والتطوير للموظفين الإداريين
• متابعة الامتثال للمعايير الصحية والسلامة في المكتب
• إعداد دليل الموظفين والسياسات الإدارية
• التنسيق مع الأقسام الأخرى لتسهيل العمليات المشتركة
• إدارة قاعات الاجتماعات والمرافق المكتبية
• تقديم الدعم الفني الأساسي للموظفين
• المشاركة في لجان تحسين الكفاءة الإدارية

المهارات المطلوبة

• مهارات إدارية وتنظيمية قوية
• مهارات القيادة والإشراف على الفريق
• إتقان برامج Microsoft Office والأنظمة الإدارية
• مهارات اتصال فعالة
• القدرة على حل المشاكل واتخاذ القرارات
• مهارات إدارة الميزانية والموارد
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل
• مهارات إدارة الوقت والأولويات

نبذة عن الوظيفة

مراقب الوثائق هو المسؤول عن إدارة جميع وثائق المشروع، بما في ذلك التخطيط والتصميم والعقود والتقارير والمراسلات. يضمن أن جميع الوثائق محفوظة بشكل صحيح ومنظمة وسهلة الوصول إليها.

الواجبات الأساسية

• استقبال وتسجيل جميع وثائق المشروع (الرسومات، المواصفات، العقود، إلخ)
• تصنيف وتنظيم الوثائق حسب نوعها ومرحلة المشروع
• إنشاء وصيانة نظام فهرسة شامل للوثائق
• توزيع الوثائق على الأقسام والموظفين المعنيين
• متابعة إصدارات الوثائق والتعديلات عليها
• الحفاظ على سجل كامل لجميع التعديلات والتحديثات
• ضمان الامتثال للمعايير والمواصفات الفنية للوثائق
• إدارة الأرشيف الإلكتروني والورقي للوثائق
• تقديم الوثائق المطلوبة عند الطلب بسرعة وكفاءة
• التأكد من سرية الوثائق الحساسة والسرية

الواجبات الثانوية

• إعداد تقارير عن حالة الوثائق والأرشيف
• تنظيم عمليات البحث والاسترجاع للوثائق
• التنسيق مع الجهات الخارجية بخصوص الوثائق المطلوبة
• إعداد قوائم الوثائق المطلوبة للجهات الحكومية والعملاء
• متابعة الامتثال لمتطلبات الحفظ والتوثيق
• تدريب الموظفين على نظام إدارة الوثائق
• المشاركة في تطوير سياسات إدارة الوثائق
• إدارة النسخ الاحتياطية والأمان الرقمي للوثائق
• تنظيم عمليات تدمير الوثائق القديمة حسب السياسات
• متابعة المشاريع المتعددة وإدارة وثائقها بشكل منفصل

أنواع الوثائق المسؤول عنها

• الرسومات الهندسية والمخططات (Drawings & Plans)
• المواصفات الفنية والمعايير (Specifications & Standards)
• العقود والاتفاقيات (Contracts & Agreements)
• التقارير الفنية والإدارية (Technical & Administrative Reports)
• المراسلات الرسمية والبريد (Official Correspondence)
• محاضر الاجتماعات والقرارات (Meeting Minutes & Decisions)
• شهادات الجودة والاختبارات (Quality Certificates & Tests)
• الفواتير والمستندات المالية (Invoices & Financial Documents)
• تقارير الحضور والغياب (Attendance Reports)
• الصور والفيديوهات الموثقة (Photos & Videos)
• سجلات الأمان والصحة (Safety & Health Records)
• التقارير البيئية والاستدامة (Environmental & Sustainability Reports)

المهارات المطلوبة

• معرفة عميقة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية
• مهارات تنظيمية وتصنيفية متقدمة
• إتقان برامج Microsoft Office والبرامج المتخصصة
• مهارات البحث والاسترجاع السريع
• معرفة بالمعايير الفنية والهندسية الأساسية
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل
• مهارات الاتصال والتواصل
• القدرة على العمل مع كميات كبيرة من البيانات
• معرفة بمتطلبات الحفظ والأرشفة
• الالتزام بالسرية والأمان

المؤهلات التعليمية

• درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها (أو خبرة عملية معادلة)
• دورات تدريبية في الإدارة والتنظيم
• شهادات في برامج Microsoft Office
• دورات في إدارة المشاريع (PMP أو ما يعادلها) - مفضل

الخبرة المطلوبة

• خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في الوظائف الإدارية
• خبرة في المشاريع الإنشائية - مفضل
• خبرة في التعامل مع الجهات الحكومية
• خبرة في إدارة الفريق والإشراف - للسكرتير التنفيذي ومسؤول المكتب